Voorbereiden op de rechtmatigheidsverantwoording 2021 in tijden van Corona? Juist nu!

De afgelopen maanden heeft bij overheidsorganisatie alles in het teken gestaan van de huidige Corona crisis. Dit is volkomen begrijpelijk en logisch. Zeker de uitvoering van de NOW-regeling heeft veel voet in de aarde. Maar, de rechtmatigheidsverantwoording, in control statement, voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen komt er echt aan in 2021. De tijd om actie te ondernemen is aangebroken!

Veel overheidsorganisaties zijn nog onzeker of ze gereed zijn voor de invoering. Daarnaast is de verwachting dat de huidige Corona crisis enkele nieuwe rechtmatigheid risico’s en financiële onzekerheden met zich mee zal brengen. Met andere woorden, uitdagingen genoeg en daarom verstandig om juist nu stil te staan bij de rechtmatigheidsverantwoording en de bijbehorende structurele verbetering aan uw interne beheersing functie. Zo bent u voor het begrotingsjaar 2021 klaar om het bestuur een rechtmatigheidsverantwoording te laten afleggen. 

Praktische tips:

Veel is al duidelijk. Zo is de modeltekst rechtmatigheidsverantwoording al enige tijd beschikbaar. Daarnaast hebben wij u onlangs gewezen op de handreiking verbijzonderde interne controle van de commissie BADO die u veel handvatten biedt m.b.t. de inrichting van uw verbijzonderde interne controle functie. Enkele Key Control Dashboard gemeente klanten hebben hieraan meegewerkt.

Daarnaast nog wat praktische tips en denkrichtingen op basis van onze ervaring bij 100+ overheidsorganisaties.

#1. Werk toe naar een integrale informatievoorziening.

Vaak is informatie wel aanwezig, maar versnipperd in de organisatie. Met een integrale informatievoorziening ,waarin alle belangrijkste processen m.b.t de rechtmatigheid, het risicomanagement en de interne controle gezamenlijk worden beheerd, is het eenvoudiger om informatie als geheel te ontsluiten in een rapportage aan het bestuur, of real-time in een gebruiksvriendelijk dashboard.

#2. Verbreed de informatiepositie van de concerncontroller.

Een bredere informatiepositie van de concerncontroller is belangrijk en vormt de sleutel om de stakeholders volledig en effectief te informeren over de status van de organisatie. De concerncontroller moet zich los van financiële ook focussen op niet-financiële managementinformatie, waaronder het bereiken van organisatiedoelstellingen. Kijk ook even specifiek naar eventuele extra risico’s in relatie tot de huidige Corona crisis.

#3. Creëer draagvlak bij proceseigenaren en het management.

Geef inzicht in de prestaties en control status op zowel het proces- als managementniveau doormiddel van rol gebaseerde dashboards. Het geven van inzicht in prestaties en risico’s over uw domein zorgt voor betrokkenheid en is de basis om gezamenlijk te werken aan verbetering. Kijk juist ook hier specifiek per proces. Sommige processen waaronder het begrotingsproces, het subsidie, uitkeringen en grondexploitatie proces hebben naar verwachting door de huidige Corona crisis extra aandacht nodig.

#4. Betrek de business bij de risicoanalyse.

Betrek de business bij de risicoanalyse. Hierdoor ontstaat een controleplan waarmee de risico’s worden beheerst die ook door de organisatie worden onderkend. Wij zien de eerste organisaties ook per bedrijfsproces al specifieke Coronarisico’s opnemen, hierover snel meer.

#5. Geef aanbevelingen en belangrijke rechtmatigheid risico’s een eigenaar.

Geef aanbevelingen uit de managementletter net als de belangrijkste rechtmatigheid risico’s een eigenaar. Bespreek gezamenlijk de resultaten en monitor de voortgang.

#6. Maak aantoonbare en goede dossiervorming.

Zorg voor een goede en aantoonbare dossiervorming, inclusief benodigde bewijsstukken (wel proportioneel), werk volgens de COS610 richtlijnen en maak aantekeningen zichtbaar op de dossiers. 

#7. Zorg voor een volledige zichtbare audit-trail.

Maak naast de aanbevelingen ook de uiteindelijke oplossing goed zichtbaar en voorkom dat dit verborgen blijft in de e-mail. Maak de opbrengsten van Control en de verbeteringen inzichtelijk.

#8. Start met data-gedreven werken.

Ga aan de slag met data-analyses. De hoeveelheid control en de risico’s nemen toe, dus het moet slimmer. Creëer nieuwe inzichten, stuur waar nodig bij op basis van resultaat en maak tastbaar in welke mate vooraf gestelde doelstellingen zijn behaald. 

#9. Ondersteun met de interne control de business.

Stop met het controleren voor de accountant en begin met het creëren van inzicht in de status en de kwaliteit van het proces. Je controleert voor grip en inzicht op de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

#10. Een belangrijke! Maak de opbrengsten van control inzichtelijk!

Het is belangrijk om te laten zien welke optimalisaties het control instrument heeft opgeleverd. Maak de gerealiseerde oplossingen en verbetering zichtbaar en evalueer resultaten met het management.

Meer informatie of demo aanvragen?

Wilt u meer informatie over hoe wij uw organisatie met ons Key Control Dashboard bij de rechtmatigheidsverantwoording kunnen faciliteren? Lees meer of neem contact op met Reind van Olst via rvanolst@keycontroldashboard.nl. 

Wilt u vrijblijvend een demo aanvragen? Vul hier het formulier in, waarna wij contact met u opnemen voor het maken van een afspraak.