Samenwerkende gemeenten geïntegreerd In-Control met het Key Control Dashboard

Vanaf 1 januari 2018 zullen de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde, in het kader van de herindeling, gezamenlijk verder gaan als Gemeente Midden-Groningen.

Bij de drie gemeenten bestaat de behoefte aan een groter zelf controlerend vermogen en het reduceren van de rol van de externe accountant. Daarnaast zal het college van B&W vanaf 2018 de rechtmatigheid van de uitgaven van de gemeenten verklaren. Daardoor groeide de vraag naar een passende tool voor het uitvoeren van de interne controle. Het Key Control Dashboard bleek het antwoord op die vraag.

Onderscheidend op verschillende fronten

Jos van der Werf, projectleider bij de afdeling Concerncontrol bij de gemeente Hoogezand-Sappemeer: “In vergelijking met andere tools onderscheidt het Key Control Dashboard zich vooral op het vlak van informatiebeveiliging, de architectuur van de applicatie en de rapportagemogelijkheden. Daarnaast is het een online applicatie, wat goed aansluit bij het plaatsonafhankelijk werken binnen de nieuwe gemeente Midden-Groningen. In 2018 kunnen we met één druk op de knop van drie afzonderlijke omgevingen naar één omgeving voor Midden-Groningen migreren.”

Interne controle meer en breder op de agenda

Het Key Control Dashboard is inmiddels succesvol geïmplementeerd. In samenwerking met de participerende gemeenten is er een gestandaardiseerd model gerealiseerd voor Gemeente Midden-Groningen. De inrichting van het Key Control Dashboard is vervolgens in een sessie met de accountants van de gemeenten gevalideerd. Afsluitend is een gebruikerstraining georganiseerd waarin betrokken medewerkers van de gemeenten zijn opgeleid in het gebruik van het KCD.

“Het traject is via deelsessies per proces opgezet. Die aanpak heeft ervoor gezorgd dat interne controle meer en breder binnen de drie gemeentelijke organisaties op de agenda is komen te staan. Daarnaast heeft het denken in risico’s en beheersmaatregelen en het uitvoeren van steekproeven met de aanschaf van Key Control Dashboard een flinke impuls gekregen en zijn de twee betrokken accountantskantoren die de drie gemeentes controleren zeer lovend over de gekozen aanpak”, aldus van der Werf.

Uniforme en efficiënte controle-aanpak
Het Key Control Dashboard speelt een bevorderende rol in het realiseren van een uniforme en efficiënte controle-aanpak binnen alle organisatieonderdelen en ondersteunt het proces van het In-Control komen van de organisaties. Aanvullend levert het dashboard een digitale centrale registratie van beheersmaatregelen en waarnemingen, inzichtelijke rapportages en inzicht in de interne controle status van alle processen binnen één platform.

Daarnaast wordt echte samenwerking en wisselwerking over de samenwerkende gemeenten heen gecreëerd.

Zeer tevreden over de samenwerking en implementatie

Jos van der Werf: “ De implementatie en de samenwerking hebben we als zeer goed ervaren. De consultants zijn vaardig in het benaderen van de klant, kunnen zich goed inleven in de herindelingsfase waarin de drie gemeentes zitten en hebben veel kennis van zaken. Ik zou het Key Control Dashboard dan ook zeker aanbevelen, ook aan gemeenten die niet in een herindelingstraject te zitten. In een relatief korte periode en uitleg kun je de basisprincipes van interne controle leren. De flexibele mogelijkheden van Key Control Dashboard zorgen er daarbij voor dat je als organisatie zelf bepaalt in welke mate je Key Control Dashboard kunt en wilt gebruiken.”