Real-time in control met Data-Driven audits

Door de toenemende eisen op het gebied van control en verantwoording is het voor organisaties van belang te blijven zoeken naar nieuwe, slimme manieren om de bedrijfsprocessen goed te laten verlopen. Naast het uitvoeren van controles is aandacht hebben voor het verbeteren van de kwaliteit van uw processen minstens zo belangrijk. Tijdens de Key Control Dashboard relatiedag introduceerden Leon Wiendels en Wouter Werkman data-driven auditing: het gebruik van brondata om controles op beheersmaatregelen geautomatiseerd uit te voeren. In dit artikel leest u meer over de ins-en-outs van deze innovatie en waarom het uw organisatie kan helpen om de volgende stap te maken richting het in-control zijn over de interne bedrijfsvoering: het verkrijgen van real-time inzicht.

De volgende stap is data-driven auditing

De inzet van data-driven auditing biedt belangrijke voordelen. Waar organisaties controles nu nog volledig handmatig uitvoeren en vanwege gelimiteerde middelen zich moeten beperken tot een steekproef van de populatie, automatiseert data-driven auditing deze controles. Hierdoor verlopen deze controles sneller, resultaten zijn betrouwbaarder en het maakt het mogelijk om de gehele populatie te controleren. Het Key Control Dashboard (KCD) is namelijk in staat om geautomatiseerd grote hoeveelheden informatie te verwerken. De omvang van de controles kan hierdoor worden uitgebreid van een steekproef naar de gehele populatie. Als resultaat krijgt u een compleet overzicht en dit stelt u in staat de juiste beslissingen te nemen op basis van betrouwbare, real-time informatie.

Een data-driven audit wordt binnen enkele seconden uitgevoerd door data in te lezen en meerdere controlepunten digitaal te analyseren. Doordat het KCD een 100% controle doet, kunt u zich richten op de automatisch geïdentificeerde bevindingen. Dit betekent dat er meer ruimte is voor procesverbetering, waardoor de bedrijfsvoering naar een hoger niveau getild kan worden. Uiteindelijk betekent dit minder lopende band werk en meer mensenwerk, daar waar echt waarde toegevoegd kan worden.

In drie stappen data-driven in control

Hoe gaat data-driven auditing in zijn werk? Als voorbeeld nemen we de controle van het inkoopproces, deze gaan we op basis van brondata uitvoeren. Dit bereiken we in drie stappen. Stap één bestaat uit het ontsluiten van de verschillende bronsystemen, in dit geval een facturenadministratie en een contractadministratie. Databases bieden vaak genoeg mogelijkheden om data ofwel direct vanuit de database ofwel in een ander formaat te exporteren. Dit laatste kan bijvoorbeeld een Microsoft Excel bestand zijn, maar ook een plat tekstbestand. Zelfs als de administratie in Microsoft Excel wordt bijgehouden, kan deze als bron gebruikt worden.

Nu de facturen en contracten beschikbaar zijn, is stap twee het prepareren van de data om het klaar te maken voor de analyse in het Key Control Dashboard. In het merendeel van de gevallen zal er een verschil bestaan tussen het format van de data uit het bronsysteem en het datamodel van het Key Control Dashboard. Om dit verschil te verhelpen gebruikt het Key Control Dashboard zogeheten Extract, Transform en Load (ETL) software. De formattering kan hiermee gestandaardiseerd worden uitgevoerd. Dit maakt het mogelijk om efficiënt informatie op te halen uit veel verschillende systemen.

Als de data in het juiste format staat, kan het worden ingeladen in het KCD. Als derde en laatste stap kunnen nu de van tevoren gedefinieerde controles automatisch worden uitgevoerd. Voor het inkoopproces kan bijvoorbeeld gekeken worden of drempelwaarden van contracten niet worden overschreden en of budgethouder en prestatieverklaarder niet gelijk zijn. De resultaten over de gehele populatie zijn dan real-time beschikbaar voor de organisatie. Dit gehele proces kan automatisch geïnitieerd worden, waarbij het menselijk handelen bestaat uit het interpreteren van de resultaten en het bespreken van verbeteringen met de organisatie.

Benieuwd naar wat data-driven auditing voor u kan betekenen? Vraag hieronder vrijblijvend een demo data driven aan.