Maatschappelijke betrokkenheid is onmisbaar, zeker nu

Corona maakte extra zichtbaar hoe belangrijk het is om betrokken te blijven bij elkaar. Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie maatschappelijk betrokken is en blijft, ook als de wereld verandert? Bij Yellowtail vormde die vraag de opmaat naar het vormgeven van een beleid rond ‘a great placet o work’ en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Jacco Muntz, consultant bij Key Control Dashboard en vanaf het begin betrokken bij dit project, vertelt over hoe MVO binnen Yellowtail gestalte krijgt én gemonitord wordt. Een mooi voorbeeld voor wie aantoonbaar in control wil zijn van zijn MVO-beleid.

Al jarenlang staat MVO centraal binnen Yellowtail. Zo hebben we bijgedragen aan de Plastic Soup Foundation, is ons wagenpark grotendeels elektrisch, proberen we met onze oplossingen het financiële leven van de consument te verbeteren en helpen we organisaties om hun privacygevoelige gegevens beter te beschermen. Alleen werd het vaak niet als ‘MVO’ bestempeld. Als de huidige COVID-19 periode iets duidelijk heeft gemaakt, dan is het wel dat maatschappelijke betrokkenheid en een duurzame relatie met je omgeving onmisbaar is. Vanuit dat gevoel ontstond de behoefte om ons MVO-beleid tastbaarder te maken en verder uit te bouwen.

De keuze voor ISO

Met Key Control Dashboard werken we veel met normenkaders: met onze softwareoplossingen zorgen we ervoor dat organisaties aantoonbaar In Control zijn op wetgeving, normenkaders, risico’s procedures en richtlijnen. Persoonlijk ben ik erg begaan met vraagstukken rond milieu en klimaat. Ga je je oriënteren op normenkaders op dat gebied, dan kom je al gauw uit op de ISO 16001. Daarin is veel aandacht voor milieu en CO2-footprints. Maar Yellowtail doet meer dan dat. Daarom hebben we gekozen voor ISO 26000. Deze richtlijn is ontwikkeld voor organisaties die ondersteuning willen bij het in de praktijk brengen van MVO. Niet alleen op het gebied van milieu (zoals de ISO 16001), maar vanuit een breder perspectief. ISO 26000 omvat zeven thema’s, waaronder arbeidsomstandigheden, behoorlijk bestuur en maatschappelijke betrokkenheid. Dat zijn onderwerpen die iedereen bij Yellowtail raken – en dat zorgt voor betrokkenheid en draagvlak in ons bedrijf.

Onze focus

Bij de uitwerking van deze thema’s ligt binnen Yellowtail vooral de nadruk op een aantal initiatieven. Zoals op ons project ‘a great place to work’, waarbij we hybride werken optimaal faciliteren, vitaliteit stimuleren, successen vieren en oog houden voor een goede work/life balance. Een ander thema is duurzaamheid. In dat kader gaan we zonnepanelen plaatsen en hebben we een flexbudget voor iedere werknemer waarmee we ervoor kunnen kiezen om zo duurzaam mogelijk te reizen in plaats van standaard de leaseauto te nemen.  Ook betrokkenheid bij de omgeving vinden we belangrijk. Zo organiseren we bijvoorbeeld hackatons voor scholieren en vluchtelingen. Die initiatieven zijn we nu verder aan het verkennen. Iedere organisatie maakt zo zijn eigen keuzes maken in waar de focus ligt bij de thema’s van ISO 26000.

Ambitie

Om ons MVO-beleid tastbaarder te maken en de vorderingen te kunnen volgen, is vanuit Yellowtail de ambitie uitgesproken om in 2022 volledig te voldoen aan de ISO 26000 voorschriften en een zelfcertificering te kunnen afgeven op het hoogste transparantieniveau. Dat vergt uiteraard wel de nodige inspanning. Daarom gaan we de komende maanden een plan maken voor dat wat er nodig is om de ISO 26000 zelfcertificering te behalen. Dit omvat onder andere het inrichten van de communicatie, het uitzetten van acties, aanvragen van certificatie en het vastleggen van de ISO-vragen. Om deze ambitie kracht bij te zetten is de komende jaren een apart MVO-budget beschikbaar gesteld.

Aantoonbaar in control

Vervolgens willen we ook graag laten zien wat ons beleid is en dat we daarmee voldoen aan die ISO 26000. Daarvoor gebruiken we ons eigen Key Control Dashboard. Dit systeem wordt al veel toegepast door organisaties om aantoonbaar in control te zijn op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en ISO 27001, de ISO-norm voor de beveiliging van informatie. Het Key Control Dashboard leent zich echter ook uitstekend voor de ISO 26000. Daarmee heb je namelijk alles rond MVO op één plek georganiseerd en gestructureerd. Documenten over beleid, plannen en communicatie kun je hierin uploaden. En je hebt op centraal niveau real time inzicht in de decentrale voortgang op de MVO-doelen als geformuleerd in je plan. Zo laten we bij Yellowtail zien dat we aantoonbaar in control zijn op de ISO 26000. Op basis van deze inzichten kunnen we jaarlijks onze doelen herijken en de bijbehorende acties gericht uitzetten. Zo kunnen we onze maatschappelijke betrokkenheid en een duurzame relatie met onze omgeving blijven borgen, ook na COVID-19. De komende maanden gaan wij verder met het inrichten van ons MVO-beleid en het Key Control Dashboard. Wilt u weten wat het Key Control Dashboard kan beteken voor uw organisatie en MVO-beleid? Neem dan contact op met Jacco Muntz, Carlo de Cocq of Nicolette Kamp.