Interne beheersing: In-Control raken of uitbesteden?

De afgelopen jaren hebben diverse debacles de krantenkoppen gehaald: Fouten bij het heffen van belastingen, problemen met de overheveling van zorgtaken, onjuiste declaraties, aanbestedingen, risicovolle IT-projecten, en ook de rol van de externe accountant was aan discussie onderhevig. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat o.a. de AFM regelgeving verder heeft aangescherpt met als gevolg dat accountantskantoren kritischer zijn en meer eisen stellen aan de interne beheersfunctie (onder andere interne controle en risicomanagement) van organisaties. Maar zijn organisaties hier wel op toeberust? Kunnen zij aan de gestelde eisen voldoen?

Dit opent de discussie: gaat u de komende jaren zelf investeren en In-Control raken of kiest u ervoor deze functie uit te besteden? Met andere woorden: Kiest u voor interne sturing en toezicht op de kwaliteit van de bedrijfsvoering, of gaat u voor efficiency, zekerheid en besteedt u dit uit? In dit artikel neem ik u mee langs beide opties en geef ik u tips hoe resultaat te boeken.

In-Control raken

De keuze om zelf In-Control te raken en zelf te sturen en toezicht te houden op de kwaliteit van uw bedrijfsvoering lijkt een logische keuze. U draagt zelf de verantwoordelijkheid over de kwaliteit van de kernprocessen van de organisatie en bent hierin niet volledig afhankelijk van een externe partij, in veel gevallen de accountant. Het inrichten van de interne beheersfunctie en interne controle doet u niet primair voor de accountant maar omdat de organisatie het zelf belangrijk vindt. Dit is ook hoe belangrijke commissies, die zich bezig houden met de controlerende functie van organisaties o.a. Depla, het graag zien. Organisaties moeten meer hun verantwoordelijkheid nemen als het gaat om de interne beheersing en interne controle van processen en al helemaal op de onderwerpen rechtmatigheid en doelmatigheid. De accountant moet zich puur op getrouwheid van cijfers richten.

De keuze om als organisatie zelf In-control te geraken is een begrijpelijke en haast essentiële keuze. In veel gevallen zal dit om een investering vragen. Door de bezuinigingen van de afgelopen jaren zijn afdelingen als financiën, concern control, risk & compliance en interne controle alleen maar kleiner geworden. Onderwerpen als In-Control, risicomanagement, compliance en interne controle zijn in het verdomhoekje geraakt, mede doordat ze vaak geassocieerd zijn met overhead, bureaucratie, regeltjes, het doen voor de accountant en wantrouwen. Indien u als organisatie kiest zelf In-Control te raken, moeten deze onderwerpen weer op de agenda.

De interne beheersfunctie van uw organisatie moet weer belangrijk gemaakt worden. Daarbij ontstaat meteen de kans het nu een keer niet voor de accountant te doen. Primair doel moet zijn “Het in staat stellen om zo goed en betrouwbaar mogelijk producten of diensten aan de klant te leveren”. Focus op kwaliteit komt weer bovenaan het lijstje van ieders agenda. De (verbijzonderde) interne controle is daarbij een goed middel om weer daadwerkelijk inzichtelijk te krijgen hoe het staat met de kwaliteit van de bedrijfsprocessen en de daaruit voortvloeiende producten en diensten richting klant.

5 tips om In-control te raken:

Creëer draagvlak, maak focussen op kwaliteit weer belangrijk en neem de gehele organisatie (ook de lijn) mee. Organiseer bijvoorbeeld workshops waarin u samen met de lijn per proces de risico’s en beheersmaatregelen bespreekt. Deel over het jaar heen ook de resultaten. In-Control en de focus op kwaliteit moet niet alleen een feestje van financiën worden.
Creëer een visie op de interne beheersfunctie van uw organisatie. Formuleer een stip op de horizon (doelstelling en ambitie) voor de onderwerpen als In-Control, risicomanagement en interne controle en maak een planning voor de komende 3 jaar.
Zorg voor inzicht en borg 3-lines of defence. U moet snel inzicht verkrijgen in de huidige situatie. Hoe staan de processen ervoor? Richt tevens 3 lines of defence in wanneer het gaat om de controlerende functie. Iedereen moet weten welke taken en verantwoordelijkheden hij heeft. Beleg verantwoordelijkheden. De regie- en reviewfunctie centraal ondergebracht binnen financiën, de controle functie in de lijn. Betrek mensen op de werkvloer bij het beheersen van risico’s, maar zorg wel voor de vereiste functiescheiding binnen de organisatie.
Maak duidelijke afspraken met uw accountant. Zorg dat hij (gedeeltelijk) gaat steunen op de werkzaamheden en resultaten van uw organisatie. Leg ook vast hoe de accountant gaat steunen en wat hij van u als organisatie verwacht. Te vaak komen onduidelijkheden pas bij de interim of jaarrekening controle uit. Voorkom verassingen, maak meteen afspraken en spreek procedures af.
Investeer in een kwaliteitssysteem. Transparantie, standaardisatie, inzicht en borging zijn essentieel om als organisatie In-Control te geraken. Een kwaliteitssysteem dwingt dit af. Het gaat over de kwaliteit van uw processen. U moet real-time inzicht hebben hoe het er voorstaat.

Uitbesteden

De afgelopen jaren heeft het uitbesteden van taken, mede door gewenste bezuinigen, een enorme vlucht genomen. Het volledig uitbesteden van de interne beheersing op de bedrijfsvoering gebeurt echter nog maar mondjesmaat. De laatste jaren heeft juist het gebrek aan toezicht bij organisaties veelvuldig de krantenkoppen gehaald. Het uitbesteden van de interne beheersing, en daarmee de controlerende functie van een organisatie, wil echter niet zeggen dat u als organisatie niet meer in staat bent uw toezichtfunctie naar behoren in te vullen. Het is alleen niet uw interne organisatie, maar de externe organisatie (in veel gevallen de accountant) die hiervoor de gewenste resultaten oplevert.

Enerzijds creëert u op deze wijze afhankelijkheid. U laat een externe organisatie uw bedrijfsvoering controleren en hierover een oordeel vormen. Anderzijds ontstaat er volledige onafhankelijkheid tussen deze bedrijfsvoering en de controle hierop. Er is sprake van een veel striktere scheiding, onafhankelijk oordeel, tussen de bedrijfsvoering en het beoordelen van de resultaten van deze bedrijfsvoering. De externe organisatie voert zijn controles onafhankelijk van uw organisatie uit en rapporteert deze resultaten aan bijvoorbeeld een Raad van Bestuur of directie, de opdrachtgever. Op basis van deze resultaten stuurt vervolgens de Raad van Bestuur/directie bij.

Het uitbesteden heeft zo zijn voordelen. U beschikt op korte termijn over kwalitatief hoogwaardig personeel met verstand van zaken. Hierdoor bereikt u snel resultaat en realiseert u mogelijk een inhaalslag. De vraag is alleen wel of de organisatie zelf kwaliteit- en risicobewuster wordt. In principe wordt uw organisatie ontzorgd maar dit kan een negatief effect hebben. Het risico bestaat dat al snel wordt gedacht: “Dat lost de accountant wel op”. Verder moet u zich afvragen wat er overblijft wanneer er in de externe organisatie die de controle op de bedrijfsvoering uitvoert iets wisselt. De kennis over uw organisatie die in de loop der jaren is opgebouwd, moet weer opnieuw worden opgebouwd.

5 tips bij uitbesteden

Zorg voor duidelijke contractafspraken. Pas op dat het uitbesteden van de controlerende functie van uw organisatie geen open rekening wordt. Leg vast hoeveel uur aan controlerende en review werkzaamheden mag worden besteed. Meerwerk kunt u niet altijd voorkomen, maar probeer hier grenzen aan te stellen;
Dalende kosten zijn mogelijk. Het uitbesteden zou tot effect moeten hebben dat uw organisatie beter gaat functioneren. In dat geval kunnen in de loop der jaren ook de kosten naar beneden. Doordat kwaliteitsverbetering gerealiseerd wordt is de accountant steeds minder tijd kwijt aan het uitvoeren van zijn controlerende functie;
Met name de eerste jaren is succes geen garantie. Er zullen oude lijken uit de kast komen. Luister echter naar uw accountant als een adviseur die u advies geeft. Leer van zijn lessen, omarm zijn voorstellen en u zult snel stappen maken. Houd er rekening mee dat dit tijd en inspanning van uw organisatie zal vergen.
Investeer in een kwaliteitssysteem. Inzicht en borging van de werkzaamheden die door de externe organisatie worden uitgevoerd zijn essentieel. Het gaat over de kwaliteit van uw processen. Omdat uw organisatie de werkzaamheden niet meer zelf uitvoert moet u op een andere wijze organiseren dat u real-time kunt zien hoe het ervoor staat en u resultaten borgt.
Behoud als organisatie enige kennis van zaken. Zorg dat u een gelijkwaardige gesprekspartner blijft. In sommige gevallen moet u tegengas geven en elkaar scherp houden. Minimaal één persoon die beschikt over een RA titel of een accountancy achtergrond is gewenst.

Conclusie

Om op de openingsvraag van dit artikel ’Interne beheersing In-Control of uitbesteden?’ terug te komen: Het maken van een keuze is moeilijk. Uitbesteden lijkt de manier om op korte termijn resultaat te behalen en eventuele achterstanden op het gebied van interne beheersing en focus op kwaliteit in te halen. Tevens koopt u een soort garantie. De controlerende functie zal op kwalitatief goede wijze zonder gebreken worden uitgevoerd. De vraag is wel of op lange termijn effect resulteert. De organisatie wordt ontzorgd en het is moeilijk om de kennis en focus op onderwerpen als kwaliteit, interne beheersing en risicomanagement intern te borgen.

Het zelf investeren om In-Control te geraken lijkt een logischere keuze. Met name omdat de focus op kwaliteit van processen vooral een interne aangelegenheid is die in het huidige maatschappelijke klimaat steeds meer gevraagd wordt. Klanten eisen meer transparantie en inzicht in de bedrijfsvoering van organisaties, evenals externe toezichthouders. Het simpelweg verleggen van de verantwoordelijkheid lijkt om die reden geen optie. U zult zelf moeten aantonen dat u uw bedrijfsvoering op orde heeft.