In drie maanden het Key Control Dashboard implementeren? Bij de gemeente Purmerend is het gelukt

Sinds haar aanstelling in augustus 2017 is Anissa El Harmazi, als Senior Internal Auditor, actief betrokken geweest bij de organisatie van de interne controle bij de gemeente Purmerend. Na het opzetten, afstemmen en implementeren van een AO/IC plan, ontstond de behoefte om meer te kunnen doen met de informatie die voortkwam uit de controlewerkzaamheden.Om deze ambitie te realiseren was een systeem nodig wat volledig aansloot op de recent geintroduceerde AO/IC werkwijze, zonder dat men te veel tijd en geld zou moeten investeren in een kostbaar en tijdrovend implementatietraject.

Anissa El Harmazi: Na een selectieprocedure waarin we de mogelijkheden van een aantal software pakketten hadden bekeken, kwam het Key Control Dashboard als beste oplossing naar voren. We konden het systeem zo configureren dat het volledig aansloot op de werkwijze van de gemeente Purmerend. Omdat het Key Control Dashboard al een bewezen oplossing was bij verschillende gemeenten was het risico van een tijdrovende en kostbare implementatie minimaal.

Met het Key Control Dashboard is het mogelijk om de verbijzonderde interne controle decentraal uit te laten uitvoeren in de lijn. Iedere proceseigenaar heeft hiervoor zijn eigen dashboard. De opvolging en uitkomsten van alle controles kunnen we centraal monitoren en op afdelingsniveau ontsluiten in rapportages. Waar nodig worden er acties uitgezet om verbeteringen in de organisatie door te voeren. Dit is wat mij betreft ook een van de belangrijkste bijdrage van de interne controle.

Validatiesessies
De implementatie ging van start met een kick-off sessie. Anissa leverde een zeer uitgebreide set documentatie aan. Deze informatie is door de consultants van het KCD, Stef de Graaf en Latisha Meijer, vertaald in een eerste versie van het Key Control Dashboard waarin alle processen, risico’s en controls waren verwerkt. Vervolgens is deze eerste versie afgestemd met de verschillende ic medewerkers en teammanagers tijdens dertien validatiesessies.

“De consultants zijn toegankelijk, ze konden tijdens de validatiesessies op ieder niveau sparren en zijn instaat om ook met de minder technische medewerkers de verschillende zaken te bespreken” (Anissa El Harmazi, 2018).

Iedere sessie werd gestart met een introductie van Anissa waarin de ambitie van de gemeente Purmerend en de keuze voor het KCD werden toegelicht. Dit zorgde voor draagvlak in de organisatie en een positieve houding tijdens de sessie waardoor deze allemaal vlot verliepen.

Nu het KCD helemaal af is zal er vanaf de eerstvolgende controle periode in april 2019 gestart worden met het gebruik van het KCD. In de nabije toekomst heeft de gemeente Purmerend de ambitie om ook te gaan werken met een managementdashboard met real-time inzicht in de In-Control status van de organisatie.

Addendo Finance
Anissa El Harmazi is sinds januari 2019 gestart met haar eigen bedrijf Addendo Finance. Met haar ervaring begeleidt ze organisaties met vraagstukken omtrent auditing, assurance, finance, controlling, risk-management & compliance.