Hoe maakt u de interne beheersing een waardevol instrument binnen uw organisatie?
Ook het afgelopen jaar stond het onderwerp interne beheersing weer volop ter discussie. De externe accountant is in veel gevallen nog niet tevreden over de kwaliteit van de interne beheersing bij overheidsinstellingen. Dit heeft gevolgen voor instellingen zoals meerwerk, reproductie van werkzaamheden, het laat herstellen van fouten, een hoge rekening, maar het doet ook de reputatie geen goed. Het leidt ertoe dat veel overheidsinstellingen worstelen met de vraag: voor wie doen we het eigenlijk?
Aantoonbaar in control zijn wordt steeds belangrijker
Toch constateren wij sinds vorig jaar een hoopvolle tegenbeweging. Overheidsinstellingen zijn steeds vaker doordrongen van het feit dat je vanuit eigen verantwoordelijkheid aantoonbaar In-Control wilt en moet zijn op de belangrijkste bedrijfsprocessen. Dat de interne beheersing en daaraan ondersteunend de verbijzonderde interne controle hiervoor essentiële instrumenten zijn, wordt tevens steeds vaker onderkend. Actuele ontwikkelingen zoals de komst van de verplichte rechtmatigheidsverklaring, het in-control statement, de privacy wetgeving en focus op informatieveiligheid zetten deze ontwikkeling kracht bij. Daar tegenover staat echter wel een zeer sterke focus op de cost-of-control en minder op de opbrengsten van control. Dit maakt het voor instellingen uitdagend de interne beheersing goed te organiseren.
Kies voor een eenduidige strategie
Het is essentieel dat er een duidelijke keuze gemaakt wordt in de te volgen strategie op het gebied van interne beheersing. Momenteel laten veel instellingen de meerwaarde van een effectieve interne beheersing liggen doordat er géén sprake is van een duidelijke strategie. Een effectieve interne beheersing met een eenduidige strategie leidt tot een continue verbetering van de bedrijfsprocessen en is zo een waardevol instrument voor iedere organisatie.
6 praktische tips om uw interne beheersing optimaal in te richten
Hieronder volgen enkele praktische tips om de interne beheersing optimaal in te richten waarbij ook de opbrengsten van control inzichtelijk worden gemaakt:
- Kies voor een interne beheersing die de organisatie ondersteunt. Als de accountant kan steunen op de interne beheersing is dit mooi meegenomen, maar vaar niet blind op zijn eisen.
- Toets waar mogelijk altijd procesgericht en richt je interne controle plannen hierop in. De accountant vraagt vaak om een gegevensgerichte controle, maar met een procesgerichte controle verkrijg je grip op de kwaliteit van je processen en kun je actief bijsturen.
- Creëer inzicht en integraliteit middels dashboards. Het is essentieel dat de werkzaamheden een hoge mate van aantoonbaarheid hebben. Daarnaast moet er inzicht geboden worden om tijdig bevindingen op processen te kunnen oplossen en te kunnen bijsturen. Real-time inzicht is hierbij gewenst en niet enkel een rapportage achteraf.
- Integraal inzicht speelt een steeds belangrijkere rol. Vanuit verschillende onderwerpen wordt de organisatie bevraagd: vanuit bedrijfsvoering, risicomanagement onderwerpen als informatieveiligheid, privacy etcetera. Belangrijk is dat hierdoor geen controle stapeling en verzuiling optreedt. Werk toe naar een integraal framework en één control systeem.
- Evalueer periodiek resultaten met de proceseigenaar. Zo ervaren zij de meerwaarde en krijgen ze inzicht in de bijdrage aan procesverbeteringen. Focus daarbij op de opvolging van bevindingen, aanbevelingen en acties.
- Gebruik de interne controlefunctie ook om kwalitatieve aspecten te toetsen. Een voorbeeld: wanneer een inkoopdossier op naleving van de aanbestedingswet wordt getoetst kan dit dossier meteen getoetst worden op het feit of de aankoop duurzaam heeft plaatsgevonden. Zo wordt er met de interne controlefunctie waardevolle beleidsinformatie opgehaald.
In het kort
Ga bij het inrichten van de interne beheersing uit van een vooraf gedefinieerde strategie. Neem hierin op voor wie je het doet, wat het de organisatie moet opleveren en hoe je dit inzichtelijk wilt maken. Wees hierbij bewust dat het onderwerp interne beheersing niet het feestje van control is. Betrek proceseigenaren actief bij dit onderwerp. Deel bevindingen, aanbevelingen en acties en faciliteer proceseigenaren om hun processen te verbeteren. Laat de interne beheersing een waardevol instrument binnen de organisatie zijn.
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op en maak een vrijblijvende afspraak met één van onze adviseurs.