Hoe houdt u de governance, risk en compliance in uw zorgorganisatie in balans?
Zorgorganisaties staan de laatste jaren enorm onder druk. Kwaliteitseisen worden steeds hoger, de vergrijzing zorgt voor meer vraag terwijl de budgetten onvoldoende meegroeien. De decentralisaties in de WMO en jeugdzorg hebben de financiering en afrekening complexer gemaakt met contract-partijen met een grote verscheidenheid aan zorgvragen, kwaliteitseisen en verantwoordings-voorschriften. Ook is er nogal wat te doen, vaak onterecht, over de kwaliteit van de geleverde zorg door de zorgorganisatie. Daarbij worden in de pers vooral de incidenten uitvergroot. De zorgsector ligt onder het vergrootglas. Des te belangrijker om als Zorgorganisatie te laten zien dat de organisatie in-control is. Dit stelt hoge eisen aan bestuur, toezicht, professioneel handelen en governance in organisaties. Hoe houdt u de governance, risk en compliance in balans?
De Governancecode Zorg 2017
De Governancecode Zorg 2017, opgesteld door de sector zelf, verenigd in de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), is daarbij richtinggevend en draagt bij aan de inrichting van de sturing en beheersing van en het toezicht op zorgorganisaties ten behoeve van de borging van de kwaliteit van zorg en het realiseren van de maatschappelijke doelstellingen. Het inzicht bieden in deze spelregels voor de sector en transparant maken van de naleving daarvan draagt bij aan het behouden, en waar nodig herstellen van het maatschappelijk vertrouwen.
De zeven principes van de Governance
De zeven principes van de Governance Code Zorg 2017 gaan in op:
- het bieden van goede zorg;
- de te hanteren waarden en normen;
- de randvoorwaarden en borging dat belanghebbenden voldoende invloed hebben;
- de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en raad van toezicht voor de governance;
- de uitgangspunten van goed bestuur gericht op de maatschappelijke doelstelling van de zorgorganisatie;
- de uitgangspunten van goed toezicht vanuit de maatschappelijke doelstelling van de zorgorganisatie;
- de te stellen eisen aan de deskundigheid en professionaliteit van de raad van bestuur en raad van toezicht.
In de code wordt gesproken van het borgen van checks and balances binnen de zorgorganisatie en het organiseren en benutten van tegenspraak. In artikel 2.4.1 wordt gesteld dat de raad van bestuur de besluitvorming zo inricht dat toetsing kan plaatsvinden en advies kan worden gegeven en dat de voor- en nadelen en risico’s van het besluit gedurende de procedure zichtbaar blijven. Het is volgens de code de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur om ook op andere managementniveau’s in de organisatie te zorgen dat inspraak, samenspraak en tegenspraak zijn functie kan vervullen.
Het belang van inzicht in risico’s en checks and balances
Voor het goed functioneren van de checks and balances is goed inzicht in risico’s vereist. Dit vraagt om een beheersorganisatie waarin helderheid bestaat over het adequaat functioneren van de operationele processen en de beheersing van de relevante risico’s. Om dit inzicht te kunnen bieden is van belang dat hierover transparant verantwoording kan worden afgelegd binnen de organisatie en aan de belanghebbenden bij de zorgorganisatie.
Waar staat de zorg op dit moment?
Als wij de gemiddelde zorgorganisatie tegen het licht houden dan vormt de beheersorganisatie en de wijze waarop risico’s worden beheerst nog een belangrijk aandachtspunt. Veel zorgorganisaties zijn nog in ontwikkeling als het gaat om het verder op orde krijgen van de basis voor wat betreft de administratieve organisatie en interne controle. Veel organisaties hebben niet scherp in beeld of de risico’s adequaat worden beheerst en processen werken zoals opgezet en vereist. Daarmee zijn zij ook niet in staat om transparant en aantoonbaar inzicht te bieden in de mate waarin zij in-control zijn.
Een zorgorganisatie die in control is verdient zichzelf terug
Een veel gehoord geluid is dat de zorgorganisatie niet de middelen heeft om te investeren in een goede beheersorganisatie. Dat het geld toch vooral moet worden besteed aan de zorgverlening en het borgen van de kwaliteit van de zorg. De overheadkosten moeten naar beneden ten gunste van meer mensen in de directe zorgverlening. Dat laatste is zeker van belang, maar niet in tegenspraak met het investeren in een goede beheersorganisatie.
Een organisatie die in control is heeft aanzienlijk lagere overheadkosten, omdat er minder fouten worden gemaakt, minder overleg nodig is als processen beter lopen en de kosten van het herstellen van klachten, schades en claims ook aanzienlijk lager zijn. Een organisatie met geoliede processen kan in het algemeen ook toe met minder management, omdat herstel en bijsturing minder aandacht vraagt. Als het inkoopproces niet op orde is gaat er geld verloren omdat goederen en diensten worden ingekocht die niet de beste prijs/kwaliteit verhoudingen hebben of dat de goederen en diensten achteraf weinig waarde bleken te hebben voor de organisatie. Iedere zorgorganisatie heeft voorbeelden van inkopen die na verloop van tijd of na evaluatie vraagtekens hebben opgeroepen. Ook zijn er genoeg voorbeelden van uiteindelijk niet te declareren zorgtrajecten, onvolledige facturering, overschrijdingen van budgetten, fouten en klachten die voorkomen hadden kunnen worden en gevolgd werden door een arbeidsintensief en kostbaar hersteltraject. Goede beheersmaatregelen in een organisatie verdienen zichzelf dan ook meer dan terug. Waarom roept “control” dan veelal een negatieve associatie op?
Het gaat om de juiste balans tussen beheersing en een efficiënte operatie
Ik denk dat dit vooral komt omdat beheersmaatregelen niet altijd slim en efficiënt zijn opgezet, er onvoldoende duidelijk is welke risico met de beheersmaatregel wordt afgedekt en beheersmaatregelen worden gekoppeld aan het gevoel van wantrouwen. Uiteraard is van belang dat beheersmaatregelen zo efficiënt mogelijk moeten worden ingericht, tegenwoordig door zoveel mogelijk gebruik te maken van de ICT-omgeving en dat door een goede risicoanalyse de vinger op de echt risicovolle plekken wordt gelegd.
Daarbij moeten wij geen afvinkgedrag (her)introduceren, maar aantoonbaar maken dat organisatiedoelen worden gerealiseerd en kwaliteitseisen in de zorg worden nageleefd. Daarbij gaat het om de juiste balans tussen effectieve beheersing en een efficiënte operatie.
Efficiënt in-control betekent het transparant en zo breed mogelijk en integraal ontsluiten van informatie, sturen op relevante data en borgen van de informatieveiligheid en privacy en besparen op overheadkosten. Dat zijn de checks and balances die de organisatie nodig heeft en waarop de raad van bestuur en de raad van toezicht zouden moeten kunnen steunen. Belangrijk is dat management, raad van bestuur en raad van toezicht gedurende het jaar voortdurend een scherp beeld hebben van de kwaliteit van de control organisatie, daarbij ondersteund door de controller en een adequate informatievoorziening.
Tegenwoordig zijn er diverse geautomatiseerde hulpmiddelen die daarin kunnen ondersteunen, waaronder het Key Control Dashboard van Yellowtail. Een webbased cloud oplossing voor het op eenvoudige wijze inzichtelijk maken van de opzet van de organisatie, de governance structuur, de relevante risico’s en beheersmaatregelen en de resultaten van de interne toetsing of de beheersmaatregelen gedurende het jaar effectief werken. Door middel van overzichtelijke dashboards wordt de controller, het management en de raad van bestuur inzicht geboden in de kwaliteit van de beheersorganisatie. Een ‘must’ voor de zorgorganisatie van tegenwoordig om governance, risk en compliance op een effectieve wijze in balans te krijgen en te houden.