Handreiking verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden, de highlights
De handreiking over de verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden van de commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) is uit. Met deze handreiking schept de commissie BADO duidelijkheid in de eisen en wensen die gesteld worden aan de verbijzonderde interne controlefunctie (VIC). De doelstelling is om decentrale overheden in staat te stellen om de controlerende accountant te laten steunen op de VIC-functie.
Een goed initiatief en essentieel gezien de huidige onduidelijkheid en strubbelingen in de relatie tussen decentrale overheden en hun externe accountant.
Daarnaast is het mooi om te zien dat gebruikers van het Key Control Dashboard, onder andere de gemeente Rotterdam, als voorbeeld worden beschreven. Binnen de gemeente Rotterdam wordt de gehele Financial Audit functie ondersteunt door het Key Control Dashboard. De accountant van de gemeente Rotterdam steunt op de interne controle resultaten die worden vastgelegd in het Key Control Dashboard.
Belangrijkste conclusies uit de handreiking van de commissie BADO “verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden”:
- De verbijzonderde interne controle is een onmisbaar instrument voor het In Control zijn van de eigen organisatie.
- Schets een ambitie en het ontwikkelperspectief van de verbijzonderde interne controle. Zijn er wellicht nog stappen die gezet moeten worden, om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afleggen? Of ligt de lat hoger en is het streven gericht op het opnemen van een (bredere) in control statement?
- Maak een heldere afweging tussen enerzijds de gewenste mate van objectiviteit waarmee de functionarissen die uitvoering geven aan de VIC kunnen oordelen en anderzijds de brede inzetbaarheid van deze medewerkers binnen de eigen organisatie.
- De verbijzonderde interne controle en automatisering. Het ligt voor de hand dat daar waar de belangrijkste financiële processen geautomatiseerd zijn hierop gesteund wordt door de VIC functie;
- Indien er gekozen wordt voor een Interne Audit Functie (IAF) in de derde lijn, moet er aandacht geschonken worden aan het gevoelde eigenaarschap voor het doorvoeren van voorgestelde verbetermaatregelen door de rest van de organisatie.
- De medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de VIC, kunnen tevens de makelaarsfunctie vervullen tussen de eigen organisatie en de externe accountant.
- Communiceer als decentrale overheid vroegtijdig met de controlerend accountant over de activiteiten die gedurende het controlejaar uitgevoerd gaan worden, in het kader van de VIC. Welke processen worden onder de loep genomen en wanneer zijn de resultaten bekend.
- Bij de aanbesteding en gunning van een opdracht voor de controle van de jaarrekening, dient reeds aandacht geschonken te worden aan de mate waarin de accountant gebruik kan maken van de VIC en welke aanpak en instrumenten gebruikt worden. Dit zal misverstanden en ergernis voorkomen.