Gebruik van rapportagemogelijkheden in KCD

Binnen het Key Control Dashboard kunt u verschillende rapporten uitdraaien over processen, controleactiviteiten en audit registraties. Zo heeft u een momentopname van de voortgang en kwaliteit van uw interne controle.

De rapporten zijn te vinden op de registratie pagina, waarbij u standaard wordt voorzien van zes rapporten:

Resultaten Interne Controle: toont de controleactiviteiten, steekproeven en bijbehorende waarnemingen, bevindingen en acties.
Resultaten Interne Controle – Management: statusoverzicht wat betreft IC.
Voortgang Interne Controle: per proces een afzetting van de norm tegen het werkelijk aantal uitgevoerde waarnemingen.
Resultaten Interne Controle Matrix: toont in een matrix per proces de audits en bijbehorende waarnemingen en bevindingen.
Financiële Rapportage: in Excel per proces een overzicht van de financiële gegevens (SOLL, IST en verschil).
Interne Controle Plan: per proces een procesbeschrijving (inzage in risico’s en Key Controls per stap).

Van de bovengenoemde rapporten kan direct een PDF worden uitgedraaid, middels de button. Let op: bij deze manier wordt het rapport gecreëerd over de tijdsperiode die op dat moment op uw pagina ingesteld staat. Wilt u nader specificeren waarover gerapporteerd wordt? Gebruik dan de “return” button. Hiermee wordt de rapportage server opgestart waarin u bepaalde parameters kunt meegeven aan het rapport. Deze parameters geven u de mogelijkheid extra functionaliteiten in rapporten aan te zetten of de inhoud van uw rapportages te filteren. Klik op de parameters om een dropdown menu te openen en selecteer heel eenvoudig welke parameters u wilt tonen in uw rapport.

Hieronder worden de verschillende parameters kort toegelicht:

Controleactiviteiten: in plaats van een uitdraai van een heel proces, kunt u ervoor kiezen om te rapporteren over bepaalde stappen in het proces. Middels een selectiescherm kunt u aanvinken welke stappen u in uw rapport terug wilt zien.
Tijdsperiode: indien u over een voorgaand jaar of slechts over een kwartaal wilt rapporteren, kunt u dat meegeven in deze parameter.
Control type: met deze parameter kunt u filteren op de type controles die in uw rapport terugkomen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel te rapporteren over de Lijncontroles.
Actiemanagement tonen: u kunt de actiemanagement module aanzetten om te rapporteren over uitgezette acties en opvolging hiervan. Standaard staat deze functionaliteit uit.

Door het gebruik van parameters in uw rapporten, bepaalt u zelf over welke onderwerpen u rapporteert. Hiermee kunt u eenvoudig rapporten op maat maken voor uw doelgroep.

Eenvoudig schermafbeeldingen aan uw rapporten toevoegen

Zowel bij rapporten als bij het opvoeren van bewijslast kan het handig zijn om schermafbeeldingen (printscreens) toe te voegen. Wellicht wilt u een schermafbeelding van het AO/IC proces laten zien in uw rapport of wilt u een afbeelding van een ondertekend document toevoegen als bewijslast.

Onlangs hebben meerdere klanten ons gevraagd hoe schermafbeeldingen gemaakt en gebruikt kunnen worden. Daarom volgt hieronder een korte uitleg over een standaard Windows snipping tool, waarmee schermafbeeldingen gemaakt kunnen worden.

Om de snipping tool te openen klikt u op de Start button van Windows. Vervolgens zoekt u naar de Snipping Tool. Selecteer het programma – dit wordt direct geopend.
Om een schermafbeelding te maken, klikt u op “New”. U krijgt dan de keuze uit 4 soorten Snips:

Free-Form: bepaal zelf de vorm en omvang van uw afbeelding.
Rectangular: selecteer middels een rechthoek wat binnen uw afbeelding valt.
Window: maak een schermafbeelding van het programma dat u open heeft staan, bijvoorbeeld uw Internet Browser.
Full-screen: om een schermafbeelding te maken van alles dat u momenteel op uw beeldscherm ziet.

Na het maken van uw Snip, wordt de door u gemaakte afbeelding direct getoond in een nieuw venster. Vervolgens kunt u kiezen uit de volgende opties: uw afbeelding opslaan, kopiëren of versturen per e-mail.
Samenvattend: de snipping-tool helpt u om eenvoudig schermafbeeldingen te maken ten behoeve van uw rapportagedoeleinden.