Efficiënte centrale interne controle in 10 stappen

Voor grote (overheids)instanties is het een uitdaging om interne-controlewerkzaamheden landelijk uniform uit te voeren en daarbij tot goed centraal inzicht te komen over de decentrale uitvoering.

Als bestuurder wilt u van lokale verschillen af. Alle locaties hebben te maken met dezelfde processen en daarmee is uniformiteit in controlewerkzaamheden uiteindelijk een heel realistisch streven. Uniformering zorg ervoor dat u de kwaliteit van de landelijke uitvoering goed blijft overzien en het totale proces van de interne controle efficiënter kan laten verlopen. Het uniform inrichten van de interne controle zorgt er onder andere voor dat de landelijke controle van de jaarrekening voortaan kan worden uitgevoerd door één accountantskantoor. Door uniformering kunt u zo bezuinigingen gaan doorvoeren. Een waardevol hulpmiddel daarbij is het volgende tienstappenplan.

Stap 1 Uniformeren

Uniformeer samen met uw accountant de opzet van de lokale interne-controleprogramma’s. De accountant brengt de lokale controledossiers in, en geeft advies hoe deze samen te brengen tot een landelijk controledossier. Daartoe moet de accountant goed op de hoogte zijn van het proces van de jaarcontrole binnen uw organisatie. De processen met de hoogste materialiteit en risico’s (ook de niet-financiële, zoals bijvoorbeeld imagoschade) behoeven focus bij het bepalen van de minimale set aan beheersmaatregelen. Kijk daarbij naar de risico’s binnen het proces en de financiële impact daarvan op de jaarbegroting.
Het in een keer overzien van de landelijke materialiteit en risico’s binnen al uw processen kan al een behoorlijke uitdaging op zich zijn. Los dit op door te zorgen voor een klein begin. Probeer niet alles in een keer goed te willen doen. Een goed begin is belangrijk, uitbreiding en doorontwikkeling kan later.
Start met een proces en werk toe naar een set aan controlevragen die voor iedere locatie herkenbaar is. Voorwaarde voor het opnemen van een controlevraag in het landelijk dossier is dat deze voor alle locaties geldt. Lokale controlevragen horen er niet in thuis. Locaties moeten goed begrijpen welke controles wel en niet zijn opgenomen in het landelijk dossier. Zij moeten op de hoogte zijn van het feit dat het om een minimale basis gaat, die in de toekomst verder zal worden uitgebreid. De locaties kunnen zo voor zichzelf bepalen welke controles zij mogelijk aanvullend nog lokaal zouden willen doen. Communicatie met de verschillende locaties is daarmee een essentieel onderdeel van een succesvolle doorvoer in de veranderende manier van werken.

Stap 2 Instemmen

Richt een stuurgroep op voor de oplevering van het landelijk interne-controledossier. De projectgroep moet bestaan uit een mix van interne controleurs en bedrijfscontroleurs. Via de projectgroep kunnen de verschillende locaties instemmen met het uniforme interne-controleplan.

Stap 3 Digitaliseren

Richt landelijk een key control dashboard in om het landelijke controleprogramma van uw organisatie te borgen. Iedere locatie krijgt toegang tot een eigen omgeving binnen het digitale platform. De lokale interne controleurs voeren hierin de registratie van de controlevragen uit. Het landelijk bestuur krijgt later toegang tot het key control dashboard om over de verschillende locaties heen zicht en sturing te krijgen op de voortgang van de interne-controleactiviteiten. Het platform vervult meerdere functies. Het zorgt voor een uniforme en efficiënte werkwijze, het versterkt de interne-beheersingsfunctie op lokaal niveau en verhoogt de totale kwaliteit.

Stap 4 Faseren

Zorg voor een gefaseerde uitrol van de implementatie van het uniforme interne-controleplan. Start met het opzetten van een pilot en erken de verschillen tussen locaties. Een pilot bestaat uit een selecte groep locaties die een goede afspiegeling is van de totale groep. Zodra het landelijke controledossier is vertaald naar een digitale omgeving, krijgt de pilotgroep als eerste toegang tot het platform. De pilotgroep ziet erop toe hoe het controledossier dat zij voorheen in Excel controleerden, wordt vertaald naar de digitale omgeving. Het platform wordt vervolgens samen met de pilotgroep doorontwikkeld, zodat deze goed aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden. De pilotgroep test daarna het landelijk platform. Als alle functies naar behoren werken, zullen zij het uiteindelijk officieel accepteren.
Werk toe naar uiterste tevredenheid van de pilotgroep. Zij moeten het platform dragen. De pilotgroep krijgt bij landelijke uitrol van het platform de rol van ambassadeur. Bij twijfel of onzekerheid moeten andere locaties bij de pilotgroep vertrouwen kunnen halen. De pilotgroep moet daarom overtuigd zijn van het feit dat het landelijk controledossier en het platform goed werkbaar zijn. Zorg er dus altijd voor dat het uniforme interne-controleplan geaccepteerd wordt door de pilot groep, voordat u het landelijk uitrolt.

Stap 5 Toezien

Geef verschillende interne (besturen) en externe toezichthouders (accountant) toegang tot het digitale platform. Uw organisatie heeft zo actueel inzicht in de mate van in control zijn van de gehele organisatie. Actueel inzicht verzekert u te controleren wat u beoogt te controleren en vereenvoudigt de communicatie met uw accountant. De accountant is in staat om op afstand de verschillende locaties te controleren.

Stap 6 Controleren

Toets regelmatig centraal de kwaliteit van de registraties op basis van het landelijk normenkader dat samen met de accountant is opgesteld. In het normenkader is terug te vinden hoeveel steekproeven er lokaal moeten worden genomen (hoe vaak een controlevraag beantwoord moet worden) om voldoende zicht te hebben op de risico’s (fouten in het proces). Kijk verder naar de volledigheid van de controles. Worden bevindingen concreet omschreven en acties benoemd om fouten in de toekomst te voorkomen? Kijk verder naar de overeenkomsten en verschillen tussen de verschillende locaties. Lopen locaties tegen dezelfde fouten aan? Worden er binnen een locatie veel fouten geconstateerd en bij anderen juist niet? Breng locaties met elkaar in contact, kijk hoe er van elkaars fouten (en best practices) geleerd kan worden, om zo landelijk de interne-controleactiviteiten op eenzelfde niveau te brengen, om zo op landelijke schaal de processen op orde te brengen.

Stap 7 Kennisdelen

Richt een landelijk interne-controlenetwerk op voor het uitwisselen van best practices tussen locaties. Dit netwerk wordt actief aangestuurd door een groep afgevaardigden vanuit de verschillende locaties; een beheergroep. De beheergroep komt eens per maand samen en heeft een eigen omgeving binnen de intranetomgeving van uw organisatie. Hier kunnen interne controleurs vanuit het land vragen stellen over de wijze waarop landelijk gecontroleerd moet worden, over het landelijke controle dossier, het platform en eventueel de gewenste doorontwikkeling hiervan. Tijdens de bijeenkomsten buigt de beheergroep zich over deze en andere actualiteiten binnen uw organisatie en het interne-controlevakgebied. Zo zorgt de beheergroep ervoor dat het gebruik en de kwaliteit van het landelijk digitale controleplatform hoog blijft.

Stap 8 Professionaliseren

Breid het aantal geüniformeerde processen binnen het uniforme interne-controleplan en platform verder uit.

Stap 9 Herbezinnen lokale IC-functie

Maak de status quo op. Kan de landelijke interne controle al worden uitgevoerd door één landelijk IC-team? Zijn het landelijk controleplan en platform dermate doorontwikkeld (alle uniforme landelijke processen zijn geborgd) dat er daadwerkelijk landelijk uniform gecontroleerd kan worden? Er valt een grote efficiencyslag te maken want er hoeft niet langer op iedere locatie een even groot team aan controleurs aanwezig te zijn. In plaats daarvan is er één team dat alle locaties afgaat en controleert. Een ander bijkomend voordeel van één controleteam is dat er veel sneller landelijk lijntjes gelegd kunnen worden, best practices worden direct gedeeld en uw landelijk verspreide organisatie wordt steeds meer één entiteit. U kunt bezuinigingen verder binnen uw organisatie doorvoeren door business control aan te sluiten en te kijken hoe dezelfde oplossing ook voor de bedrijfscontrole kan werken

Stap 10 Samenwerken

Organiseer bijeenkomsten tussen landelijk IC-netwerk en landelijk bedrijfscontroleursnetwerk om wederzijds begrip en vertrouwen te stimuleren. Bedrijfscontroleurs moeten begrijpen hoe zij op het landelijk uniforme interne-controleplan en -platform kunnen steunen bij verantwoording van bedrijfsprocessen en kunnen toezien op het behalen van bestuurlijke doelstellingen.