Contractmanagement als fundament voor In-Control

Iedere directeur, CFO, manager of verantwoordelijk functionaris voor good governance streeft er naar om de organisatie In-Control te brengen en te houden. De eisen die daar vanuit de stakeholders aan worden gesteld nemen toe. Commissarissen, leden van raden van toezicht of politieke bestuurders zoals raadsleden en statenleden, als controlerende toezichthouders,  vinden het niet meer genoeg dat de directie of het bestuur alleen verantwoording aflegt met een door accountants gecertificeerde verantwoording en mooi verhaal bij een begroting en tussentijdse rapportages.

Risico’s moeten worden beheerst en dat is naast de primaire verantwoordelijkheid van directie of bestuur ook de verantwoordelijkheid van de toezichthouders. In hoeverre de organisatie In-Control is moet inzichtelijk zijn en moet aangetoond kunnen worden met interne rapportages. In veel organisaties is juist dat aspect van In-Control nog volop in ontwikkeling. Daarbij is ook de sturing en verantwoording aan het veranderen. Risicomanagement werd in het verleden vooral klassiek ingericht; op basis van uitgangspunten en methodieken zoals ERM, waarbij vanuit de bedrijfsdoelstellingen en de decompositie van organisaties in afdelingen en processen werd gedacht. Nu  zien wij dat risicomanagement in toenemende mate gericht is op externe contractrelaties en houding en gedrag in de organisatie. Indien zich risico’s in externe contractrelaties voordoen, kan dat betekenen dat de organisatie op korte termijn wordt geconfronteerd met claims, imagoschade of niet betaalde facturen van afnemers. Dat kan grote consequenties hebben voor de marktpositie en financiële positie van de organisatie.

Verhoudingen ingrijpend veranderd
Voorbeelden van deze risicovolle externe contractrelaties zijn inkoopcontracten en externe relaties, zoals samenwerkingsverbanden met andere partijen. Welke risico’s deze externe relaties kunnen opleveren, manifesteert zich momenteel bijvoorbeeld bij de inkoop van zorg door gemeenten. Vanaf 2015 zijn de jeugdzorg, ouderenzorg en taken op het gebied van werk en inkomen gedecentraliseerd naar de gemeenten. Met name bij de jeugdzorg en ouderenzorg zijn de verhoudingen tussen zorgaanbieders en hun afnemers daardoor ingrijpend veranderd. Gemeenten sloten inkoopcontracten bij vele zorgaanbieders en zorgaanbieders kregen er met het mogen leveren van zorg  – ten behoeve van een diverse en grote groep van gemeenten – vele nieuwe cliënten bij. Nieuwe afnemers die ook nieuwe en bijzondere eisen stellen aan de wijze van facturatie en verantwoording over de geleverde prestaties. Gemeenten moeten zichzelf uiteindelijk ook over het bestede budget verantwoorden en de rechtmatigheid van de geleverde prestaties aantonen.

Out of control
Door bovenstaande ontwikkeling worden zorgaanbieders geconfronteerd met verschillende zorgcontracten met gemeenten met daarin ook verschillende contractvoorwaarden. Het beheersen van die verschillende voorwaarden en daarover getrouw en rechtmatig verantwoorden, vereist belangrijke aanpassingen in de beheersorganisatie en de wijze waarop risicomanagement is opgezet. Organisaties die voorheen In-Control waren, zijn door deze veranderingen in 2015 out of control geraakt.

Extra eisen aan goed contractbeheer
Het beheersen van de contracten met gemeenten heeft een nieuwe dynamiek opgeleverd die vraagt om nieuwe maatregelen om de organisatie In-Control te brengen en te houden. Ook bij gemeenten heeft het beheersen van de contracten met zorgaanbieders en de PGB contracten met zorgafnemers voor een nieuwe dimensie in de beheersorganisatie gezorgd. Bij het inzichtelijk maken van de mate waarin de organisatie In-Control is, ligt de focus niet alleen meer op bedrijfsdoelstellingen, afdelingen en processen, maar ook op het beheersen van de contractrelaties met leveranciers en afnemers. Wij zien dat ook bij aspecten als duurzaam inkopen, het monitoren van social return doelstellingen, het adequaat en tijdig aanbesteden en dergelijke; risico’s waarbij de contractrelaties met externe partijen centraal staan. Dit stelt extra eisen aan goed contractbeheer en vraagt om beheersmaatregelen waarin de contractvoorwaarden centraal staan en een andere kijk op het inrichten van de control organisatie.

Tips voor het in-control zijn van uw contractmanagement:

• Zorg voor heldere afspraken en een adequate vastlegging van contractafspraken, waarbij de te leveren prestaties, de wijze van afrekening, de evaluatiemomenten en de verantwoording over de nakoming van de contractvoorwaarden duidelijk zijn;
• Toets contractvoorwaarden vooraf op bijzondere risico’s en juridische voorwaarden en wees daar transparant over in de contractrelatie;
• Zorg voor een tijdige informatie-uitwisseling en afrekening met contractpartners;
• Zorg voor een goede kwaliteitsbewaking, klachtenmelding en –afhandeling;
• Zorg dat in de organisatie adequate beheersmaatregelen zijn getroffen waarmee de nakoming van contractafspraken wordt gemonitord, doelmatigheid en effectiviteit worden bewaakt en waar nodig tijdig herstelacties worden ondernomen dan wel contractpartners kunnen worden aangesproken op het niet nakomen van contracten;
• Zorg dat het contractmanagement in de organisatie zo is geregeld dat contracten juist, volledig en tijdig zijn vastgelegd en dat de afloop van contracten wordt gemonitord zodat aanbestedingen tijdig kunnen worden opgestart;
• Investeer in een kwaliteitssysteem;
• Transparantie, standaardisatie, inzicht en borging zijn essentieel om als organisatie aantoonbaar In-Control te zijn. Een kwaliteitssysteem dwingt dit af. U moet real-time inzicht hebben hoe het er voorstaat.

Ook in samenwerkingsrelaties of in verhoudingen met verbonden partijen waarmee een vermogens- en/of zeggenschapsverhouding bestaat, is het van groot belang dat de (contract) afspraken helder zijn en adequaat worden bewaakt. Feitelijk is in deze relaties ook sprake van contracten met externe partijen zoals bij inkooprelaties. Organisaties hebben vaak wel alle aandacht voor het beheersen van contracten met externe leveranciers en afnemers, maar hebben het maken en beheersen van afspraken met partners in samenwerkingsverbanden en bij verbonden partijen niet goed geregeld. Goede vastleggingen van gemaakte afspraken ontbreken nogal eens, “contract” voorwaarden zijn vaak onvoldoende helder, en sluitende afspraken over verantwoordingsmomenten en de wijze waarop over geleverde prestaties wordt gerapporteerd ontbreken veelal. Ook worden deze afspraken vaak onvoldoende gemonitord en bewaakt.
De vereiste beheersmaatregelen zijn vergelijkbaar als bij het beheersen van contractafspraken met leveranciers en afnemers. Het advies is dan ook om deze relaties op vergelijkbare wijze In-Control te brengen en te houden.

Nieuwe kijk op de inrichting van In-Control vereist
Voor het beheersen van risico’s in organisaties en het bewaken van de realisatie van de doelstellingen, zijn contractrelaties met leveranciers en afnemers cruciaal. Bijzonder is dat de beheersorganisatie en bijbehorende systemen van veel organisaties (nog) niet ingericht zijn op basis van de inrichting van het contractmanagement, inzicht in prestaties en het maken en bewaken van de afspraken met (externe) contractpartners. Dat geldt overigens ook voor de relaties met samenwerkingspartners en verbonden partijen. Ook bij het beheersen van contractrelaties binnen de organisaties, zoals bijvoorbeeld afspraken over het realiseren van afdelingsplannen, is sprake van contractmanagement. Ook hiervoor geldt dat veel meer dan nu het geval is de beheersorganisatie ingericht zou moeten worden naar de contractrelaties die een organisatie heeft. Dit vereist een nieuwe kijk op de inrichting van control. Laat contractmanagement het fundament zijn voor In-Control.

Auteur: Rob Ellermeijer