Case Zoetermeer: Alle aspecten van de verbijzonderde interne controle (VIC) op een plek beschikbaar
Drie jaar geleden werd het Key Control Dashboard (KCD) geïntroduceerd bij de gemeente Zoetermeer t.b.v. de interne controle bij de gemeente. Ivo van Dijk (projectleider KCD bij de gemeente Zoetermeer) is vanaf de start betrokken geweest bij de aanschaf, implementatie en het gebruik van het Key Control Dashboard. We vroegen hem naar zijn ervaringen met het Key Control Dashboard.
Waarom was het nodig om een control oplossing aan te schaffen?
Aanleiding voor de aanschaf van Key Control Dashboard was om een meer uniforme verbijzonderde interne controle (VIC) werkwijze te ontwikkelen waarbij bovendien werd voldaan aan de vereisten uit de COS 610. Daarnaast wilde Zoetermeer het VIC proces meer digitaliseren zodat VIC rapportages die in MS Word werden opgesteld niet meer ondertekend hoeven te worden door de betreffende proceseigenaren. Een groot voordeel van het Key Control Dashboard is dat alle aspecten van de verbijzonderde interne controle (lijncontrolegesprek, vastleggen VIC en rapportage) op één centrale plek zichtbaar en beschikbaar zijn.
Waarom het Key Control Dashboard?
Er is gekozen voor het Key Control Dashboard omdat het meer is dan een applicatie die éénmalig wordt aangeschaft. Veel aanbieders van control oplossingen verkopen een tool en daar moet je het dan mee doen. Met het Key Control dashboard ben je snel op weg met de al beschikbare best practices voor onder andere de WMO of de AVG. Naast de standaard is het mogelijk om nieuwe processen en controls te maken die passen bij jouw organisatie. Daarnaast is het Key Control Dashboard accountant proof. Niet onbelangrijk omdat organisaties nogal eens wisselen van accountantskantoor.
Hoe is de implementatie verlopen?
Samen met de consultant van het Key Control Dashboard (Leon Wiendels), zijn we begonnen met de opzet en implementatie van het Key Control Dashboard. Hij is een snelle analytische denker en begrijpt wat wij als gemeente echt nodig hebben. In de sessies die Leon bij ons heeft begeleid kwam dit ook duidelijk naar voren. Er is goed meegedacht vanuit de klantvraag en op basis hiervan zijn de processen en controls in het Key Control Dashboard op maat gemaakt voor de gemeente Zoetermeer.
Wat heeft het Key Control Dashboard jullie tot nu toe opgeleverd?
Het Key Control Dashboard geeft ons in één oogopslag overzicht in al onze werkzaamheden als VIC’er. Dit overzicht brengt ons, zoals beloofd, beter in control dan voorheen. We hebben real time inzicht in het proces.
Zo krijgen we bijvoorbeeld via onze tracktool (die naar Zoetermeers idee in het Key Control Dashboard is geïntegreerd) direct inzicht in de status van op te volgen aanbevelingen (zowel die van de accountant als die van de VIC). Doormiddel van het rapportagepakket wordt er een procesrapport klaargezet voor de manager. De manager kan, via actiemanagement in KCD, vervolgens ons weer op de hoogte houden over de voortgang en de wijze waarop aanbevelingen worden opgepakt binnen de organisatie.
Vervolgstappen
Binnenkort gaan we met het Key Control Dashboard om de tafel om te bespreken hoe we de in-control statement kunnen realiseren. Tevens willen we het Key Control Dashboard breder binnen de organisatie gaan inzetten. Een belangrijk voordeel van het Key Control Dashboard is de mogelijkheid om voor de verschillende rollen in de organisatie op maat gemaakte dashboards te maken waarop relevante informatie per rol kan worden gepresenteerd. Binnen de gemeente Zoetermeer hebben we al verschillende dashboards uitgewerkt. Nu is het belangrijk om bijvoorbeeld de business consultants hierin te gaan betrekken zodat ook zij hier optimaal gebruik van kunnen gaan maken.
Tot slot is er de mogelijkheid om de jaarlijkse audit met de accountant sneller en goedkoper te doorlopen. Doordat in het Key Control Dashboard alles goed wordt vastgelegd en de processen voor de accountant herkenbaar zijn kunnen we snel aantoonbaar maken dat we in de uitvoering voldoen aan de door de wetgever gestelde eisen.
Zou je het Key Control Dashboard ook aanraden bij andere gemeente?
Ja. Sterker nog, de afgelopen tijd heb ik met twee gemeentes aan tafel gezeten om te laten zien hoe wij bij de gemeente Zoetermeer werken. Daarnaast hebben we al positieve feedback van consultants en accountants. Zo belde laatst een accountantskantoor om te vragen of wij het Key Control Dashboard ook bij een andere gemeente willen laten zien.