Bloemendaal in-control
De gemeente Bloemendaal stond voor de uitdaging om de (verbijzonderde) interne controle op een hoger niveau te brengen en de interne controle doelmatiger en effectiever uit te voeren. Deze uitdaging ging gepaard met de ontwikkeling dat het oordeel over de rechtmatigheidscontroles vooral een taak van het college moet worden en niet de rol van de externe accountant. Dit vooruitlopend op verwachte aanpassingen in de BBV. Het vraagt enerzijds om een effectieve en efficiënte dossiervorming van interne controle resultaten en anderzijds dient men real-time inzicht te hebben op het In-Control zijn op processen. Om die reden heeft de Gemeente Bloemendaal er voor gekozen de ontwikkeling te ondersteunen met de invoering van het interne beheers systeem: het Key Control Dashboard.
De keuze voor het Key Control Dashboard werd gemaakt op basis van de positieve ervaring die samenwerkende gemeente Heemstede reeds jaren met het Key Control Dashboard heeft.
Best practice tool met goed overzicht
Zeng Huang, projectleider bij Team Financiën bij Gemeente Bloemendaal: “Het Key Control Dashboard is een best-practice control tool die ons helpt de interne controle naar een hoger niveau te brengen en ons helpt te voldoen aan de hogere gestelde eisen van de accountant. Daarnaast is er de wens om meer proces- en risicogericht te controleren en hierbij de zaken goed vast te leggen. Middels het KCD kunnen we een goed overzicht creëren waartoe alle gebruikers toegang hebben, ongeacht waar zij zich bevinden.”
Beter inzicht in risicobeheersing & beheersing van de processen
Het Key Control Dashboard is inmiddels succesvol geïmplementeerd. De inrichting van het Key Control Dashboard is in workshopverband met medewerkers van gemeente Bloemendaal op maat gemaakt. Afsluitend is een gebruikerstraining georganiseerd waarin medewerkers van gemeente Bloemendaal zijn opgeleid in het gebruik van het KCD en hebben geleerd hoe ze een effectieve interne controle kunnen uitvoeren.
“Het traject heeft geresulteerd in beter inzicht in de processen, risico’s en beheersmaatregelen die van belang zijn voor de gemeente Bloemendaal. Het KCD resulteert in een slimmere manier van het uitvoeren van de interne controle. Werken volgens de principes van het KCD zal stapsgewijs door de organisatie worden doorgevoerd.” aldus Zeng Huang.
Meer grip op de bedrijfsvoering
Het KCD is een webbased applicatie die zodanig kan worden ingericht dat proceseigenaren, IC-controleurs en de externe accountant toegang kunnen krijgen tot het systeem om vervolgens vanuit hun eigen rol taken te kunnen verrichten. Middels een digitale centrale registratie wordt een overzichtelijk beeld van procesbeheersing, risico’s en waarnemingen verschaft, hetgeen de organisatie ondersteunt inzicht te krijgen in de status van In-Control zijn.
Zeer goede ervaring over de samenwerking
Zeng Huang: “De samenwerking en de inrichting van het Key Control Dashboard hebben we als zeer positief ervaren. De consultants leveren deskundige hulp bij de implementatie, zijn resultaatgericht en vriendelijk. Ik zou het KCD daarom zeker aanbevelen. Het is een grote stap voorwaarts om processen, processtappen en verantwoordelijkheidsverdeling zichtbaar te maken en om hier vervolgens beter grip op te krijgen. “