2021 als proefjaar voor de rechtmatigheidsverantwoording

Zoals het er nu naar uitziet, moeten gemeenten voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in hun jaarrekening. Dat is geen gemakkelijke opgave, mede omdat er nog de nodige onduidelijkheden zijn. De gemeente Nissewaard ging desondanks voortvarend aan de slag en dat levert deze gemeente nu de nodige voordelen op. Vanuit Key Control Dashboard sprak onze Consultant Priscilla Bhoelai hierover met Tom Miltenburg, senior auditor bij de gemeente Nissewaard en Rishi Djairam, senior adviseur bij BDO Advisory.

Wacht niet af

Rishi: “Toen bekend werd dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording werd doorgeschoven naar 2022, vonden sommige gemeenten dat goed nieuws: ze hoefden er even niet zo druk meer mee te zijn. Zonde! Want dit uitstel bood gemeenten de mogelijkheid om 2021 als proefjaar te nemen, waarin je kunt onderzoeken waar je aandachtspunten liggen. Deze bevindingen kun je dan bespreken met het management en waar nodig kun je aanpassingen maken in je processen. Neem bijvoorbeeld de aanbestedingswetgeving. Bij het rechtmatig aanbesteden gaat nog wel eens iets mis. Dan kun je dat nu bekijken en beter borgen in het proces. Dat is dan meteen geregeld voor 2022. En ja, er zijn zeker nog open eindjes in de kadernota. Nog niet alles is duidelijk. Maar begin in ieder geval met het in kaart brengen van de interne knelpunten.”

Maak een plan

“Na een training door BDO Advisory op het gebied van de rechtmatigheidsverantwoording, zijn we gestart met het opstellen van een controleplan”, legt Tom uit. “Wat gaan we doen, wat zijn onze ambities, wie zijn erbij betrokken? Hierbij werd glashelder dat rechtmatigheidsverantwoording een feestje is van de hele organisatie – en niet van de accountant. Je moet veel mensen hierin meenemen.” Rishi: “Het geleidelijk meenemen van stakeholders is enorm belangrijk. Die gesprekken leveren je waardevolle feedback op en zorgen voor meer draagvlak. Neem dit op in je planning.”

Risico’s getrouw of rechtmatig? Leg de keuze vast

Tom: “Dan begint de klus om alle risico’s te categoriseren: valt een risico onder de criteria van getrouwheid of van rechtmatigheid? Dat is soms echt wel even stoeien. Samen met Key Control Dashboard hebben we een lijst opgesteld met twijfelgevallen en risico’s die twee criteria raken, zowel onder getrouwheid en rechtmatigheid. Daar zijn we met de betrokkenen over in discussie gegaan. Vervolgens hebben we een keuze gemaakt voor de meest voor de hand liggende categorie.” Rishi heeft vaker met dit bijltje gehakt en voegt toe: “Hoe complexer een proces, hoe vaker het tot discussie leidt. Twijfel je? Neem een risico dan zekerheidshalve op in de rechtmatigheidsverantwoording. Dan zit je altijd goed. Leg je besluit en de bijbehorende overwegingen vast. Dan kun je je altijd verantwoorden, mocht het tot een discussie met de accountant komen.”

Even afstemmen

Tom: “Het handige aan het Key Control Dashboard is dat hierin een groot aantal risico’s al voorgedefinieerd zijn. Dat het systeem al een gevulde database heeft, zorgde voor een versnelde start. Daarnaast kun je ook zelf nog risico’s aanmaken. Binnen onze gemeente zijn we daar iets te voortvarend in geweest. Iedereen ging risico’s aanmaken voor zijn eigen processen, waardoor er een wirwar van maar liefst 450 risico’s ontstond. Daarin was te weinig consistentie en te veel overlap. Vervolgens hebben we met elkaar conventies opgesteld waar een risico aan moet voldoen. Die afstemming kan ik iedereen aanraden.” Rishi sluit zich hierbij aan: “Kijk naar slimme controles om de werkbelasting zo laag mogelijk te houden. Maak onderscheid en begin bij de meest significante risico’s.”

Onduidelijkheid over fouten en onduidelijkheden

De laatste kadernota geeft iets meer inzicht over het onderscheid tussen fouten en onduidelijkheden, meent Rishi. “Dit zijn twee losse elementen die je in de verslaglegging niet bij elkaar op mag tellen. Wanneer ben je rechtmatig aan het handelen? Hier hebben gemeenten nog veel vragen over.” Tom: “In het Key Control Dashboard zijn zowel de fouten als de onduidelijkheden weergegeven. Daar zijn dan een viertal scenario’s aan gekoppeld. Dat geeft in ieder geval inzicht. Maar de regelgeving is nog verre van volledig, de kadernota zou voor de duidelijkheid meer handvatten kunnen bieden, waardoor gemeenten geholpen worden bij de toepassing. Bijkomstig voordeel is dat gemeenten daardoor ook meer op dezelfde manier omgaan met fouten en onduidelijkheden.”

Pak nu de kansen

Rishi vindt dat gemeenten dit jaar goed moeten benutten: “De roep om meer handvatten is groot. Daarom adviseer ik gemeenten juíst om 2021 te gebruiken om te testen, om de commissie te voeden met de problemen waar zij tegenaan lopen en om best practices met elkaar te delen. Wacht niet af maar maak een goede planning en ga aan de slag.” De gemeente Nissewaard doet dat al op deze manier. Tom: “Met het plan van aanpak en de ingeschakelde hulp zijn we goed op weg. Het draagvlak groeit en omdat we op tijd begonnen zijn, hebben we ruimte voor tussentijdse aanpassingen. Nu het Key Control Dashboard ingeregeld is, kunnen we proefcontroles doen en proefrapportages maken. Met die uitkomsten gaan we weer verder finetunen.”